Dokumentation im Qualitätsmanagement
Die Dokumentation muss an die Erfordernisse des Unternehmens und die Anforderungen des Gesetzgebers bzw. der geprüften Standards und Normen angepasst sein.
Wir bauen die vorgeschriebene Dokumentation auf und unterstützen Sie dabei, sie weiterzuführen.
Die Dokumentation ist die Gebrauchsanweisung für den Betrieb
Managementhandbuch
Die ISO 9001 fordert ein Managementhandbuch, in dem neben der Qualitätspolitik auf jeden Fall folgende Verfahren dokumentiert sein müssen:
| Verfahren | Vorgehensweise | |
| 1. | Lenkung der Dokumente | Welche Dokumente gibt es, wer gibt sie frei, wie werden sie eingesetzt und wo sind sie zu finden? |
|---|---|---|
| 2. | Lenkung der Aufzeichnungen | Wie werden Aufzeichnungen und Nachweise geführt und wo sind sie zu finden? |
| 3. | Internes Audit | Wie soll ein internes Audit ablaufen, wer führt es durch? |
| 4. | Lenkung von Fehlern | Wie gehen wir mit Reklamationen um und was tun wir, wenn wir Fehler entdecken? |
| 5. | Korrekturmaßnahmen | Was tun wir, wenn Dinge nicht so laufen, wie geplant? |
| 6. | Vorbeugungsmaßnahmen | Was tun wir, um Fehler und Gefahren zu vermeiden? |
In der Regel besteht die Dokumentation aus einem Managementhandbuch, Vorlagen und Nachweisen. Dazu gehören Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen, Prozessbeschreibungen, Checklisten, gesetzliche Regelungen etc.
Dokumente und Nachweise
| Dokumente | Nachweise |
| legen grundsätzlich fest, wie eine Arbeit verrichtet werden soll | belegen, wie es in der Vergangenheit war |
| z.B. Arbeitsanweisungen, leere Checklisten | z.B. ausgefüllte Checklisten, Rückstellproben, Muster |
Vom Dokument zum Nachweis
Im Dokument steht, wie etwas sein soll. Es regelt, wie der Nachweis geführt sein soll, wie und wo er aufbewahrt werden soll, ob er digital oder in Papier geführt werden soll, wie lange er aufbewahrt werden soll etc. Eine ausgefüllte Vorlage wird so zum Nachweis.
Nachweise liefern bei Haftungsansprüchen oder Reklamationen den Beweis, dass ordnungsgemäß gehandelt wurde. Nachweise sind wichtig, um Kontrollen durchzuführen. Insbesondere liefern Nachweise Daten für den PDCA-Zyklus, ob die Ergebnisse den Zielvorgaben entsprechen.